Officier d’État-Civil – Agent administratif polyvalent (H/F)

Située sur le Plateau Nord de Rouen, Bihorel, ville attractive et recherchée, est située en Seine-Maritime (Région Normandie). La Ville compte 8 500 habitants et comprend trois quartiers distincts, 130 agents municipaux, plusieurs services municipaux en régie, de nombreux bâtiments et équipements sportifs et culturels, 10 millions d’euros de budget en fonctionnement.

Placé(e) sous l’autorité du Responsable du Service État-Civil–Affaires Générales, vous serez chargé(e) de l’instruction des actes d’état civil courant et du traitement des dossiers des affaires générales (CNI, passeport, recensement militaire, etc.). Vous serez également amené(e) à participer à la préparation des élections et au suivi des concessions funéraire.

À ce titre, vous assurerez les missions suivantes :

• Renseigner, instruire les demandes relatives à l’état civil (dossiers mariage, pacs, livret de famille, délivrance de copies ou extrait d’actes, changement de prénoms, noms, etc) et rédiger les actes d’état civil ;
• Constituer, instruire et suivre les demandes de CNI/passeport ;
• Gestion des actes liés au service funéraire et au suivi des concessions ;
• Rédaction de documents administratifs (attestation, courrier, compte rendu, arrêtés…) ;
• Renseigner et instruire les demandes liées aux affaires générales (attestation d’accueil, recensement militaire, légalisation de signature…)
• Participer à la tenue de la liste électorale (inscriptions) et à l’organisation des scrutins, présence lors des scrutins) ;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
• Aide à la gestion des locations de salles municipales (logiciel de réservation) ;
• Encaissements liés à la régie unique de recettes ;
• Participer au classement et à l’archivage des documents administratifs.

• Niveau de diplôme requis : bac minimum
• Expérience en collectivité exigée : 2 ans minimum

Savoir-faire et compétences requises :

• Connaissance des règles et procédures de l’état civil et du funéraire
• Maîtrise la réglementation en vigueur
• Connaissances en droit civil
• Bonne connaissance du CGCT (Code général des Collectivités Territoriales du domaine de compétence)
• Capacité à assurer un accueil du public de qualité
• Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, tableur) et des logiciels techniques (CIRIL-CITY WEB) et des procédures de dématérialisation

Savoir-être :

• Rigueur et méthode
• Autonomie
• Empathie
• Réactivité et prise d’initiative
• Qualité relationnelle et d’écoute
• Sens de la communication
• Discrétion professionnelle et sens du service public
• Sens du travail d’équipe

• Lieu d’affectation : Hôtel de Ville de  Bihorel
• Service d’affectation : Service État-Civil et Affaires Générales – Accueil de l’Hôtel de Ville
• Temps complet : 39 heures (22 jours d’ARTT et 25 jours de congés)
• Rattachement hiérarchique : Directeur des Affaires Juridiques et Sociales, Responsable du Service État-Civil et Affaires Générales
• Fonctions d’encadrement : Non
• Relations (interlocuteurs externes) : Administrés, Préfecture, ensemble des services de la Collectivité, Élus, pompes funèbres, tribunal judiciaire
• Régime indemnitaire
• Prime de service et d’assiduité (13ème mois) sous conditions d’ancienneté
• CNAS et Amicale du personnel